Diseñamos los momentos que se recuerdan.

BLACK PENGUIN S.A.S. (en adelante, “Black Penguin”) reconoce la importancia de la privacidad y la protección de los datos personales. En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y demás normas aplicables en Colombia, adopta la presente Política para informar a los titulares sobre el tratamiento de sus datos personales y los mecanismos para ejercer sus derechos.

Esta Política se complementa con los avisos de privacidad, los términos y condiciones de la tienda y de la plataforma Waddle, y con los consentimientos específicos que se presenten al titular en el momento de la recolección de la información (por ejemplo, en formularios web, WhatsApp, SMS, correo electrónico o la aplicación Waddle).

Responsable del tratamiento: BLACK PENGUIN S.A.S. — NIT 902.076.036-3.

• Domicilio / dirección de contacto: Carrera 40 B # 17 - 188, Medellín, Antioquia, Colombia.
• Correo de contacto para solicitudes de datos personales: sumate@weareblackpenguin.com.
• Teléfono: 313 487 0405.
• Área responsable de atender consultas y reclamos: Área de Protección de Datos Personales de Black Penguin, a cargo de la Gerencia, a través de los canales anteriores.

Black Penguin atenderá consultas y reclamos por los canales anteriores o por los canales adicionales que publique en su sitio web y en sus redes oficiales (Instagram @blackpenguin_oficial, Facebook /blackpenguinpostres, LinkedIn /company/weareblackpenguin).

Esta Política aplica al tratamiento de datos personales realizado por Black Penguin en el desarrollo de sus actividades, incluyendo, sin limitarse a:

• Clientes y potenciales clientes de la tienda Black Penguin (regalos, dulces y postres) que realizan pedidos, consultas o compras por WhatsApp u otros canales.
• Usuarios y clientes de Waddle, la plataforma de automatización e inteligencia artificial para WhatsApp desarrollada y operada por Black Penguin.
• Empresas que contratan o alquilan Waddle para gestionar sus propias comunicaciones y relación con sus clientes, y los usuarios finales de dichas empresas cuyos datos sean tratados a través de la plataforma.
• Personas que interactúan con Black Penguin por canales digitales (sitio web, formularios, chat, WhatsApp u otros) y canales tradicionales.
• Clientes, proveedores, aliados y terceros con los que exista relación contractual o precontractual.

Dependiendo del servicio, Black Penguin puede actuar como:

• Responsable del tratamiento: cuando decide sobre la base de datos y las finalidades del tratamiento (por ejemplo, en la operación de la tienda y en la administración de su propia base de clientes).
• Encargado del tratamiento: cuando trata datos personales por cuenta de una empresa cliente que contrata o alquila la plataforma Waddle para gestionar a sus propios clientes.
• Responsable conjunto o corresponsable: cuando, junto con un cliente o aliado, define finalidades y medios del tratamiento.

En los contratos de alquiler o licenciamiento de Waddle, el acuerdo de transmisión de datos suscrito con cada empresa cliente indicará el rol de Black Penguin y los canales específicos para que los titulares ejerzan sus derechos frente a dicha empresa. Black Penguin exigirá acuerdos de confidencialidad, instrucciones y medidas de seguridad con sus clientes y proveedores cuando corresponda.

Cuando Black Penguin actúe como Encargado y un titular le dirija una consulta o reclamo sobre datos de una empresa cliente, Black Penguin trasladará la solicitud a dicha empresa, como Responsable, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción, informará al titular a quién fue trasladada y apoyará su atención.

Según el canal o el servicio, Black Penguin podrá recolectar y tratar las siguientes categorías de datos:

• Identificación y contacto: nombre, tipo y número de documento (si aplica), teléfono, correo electrónico, ciudad, dirección de envío.
• Datos de pedidos y compras: productos solicitados, historial de pedidos, soportes de pago, direcciones de entrega, preferencias del cliente.
• Datos de la plataforma Waddle: contactos, conversaciones, plantillas, campañas y comunicados gestionados por las empresas clientes a través de la plataforma, así como registros de uso y configuración de cuenta.
• Datos de atención y servicio: solicitudes, PQRS/PQR, trazabilidad de comunicaciones y evidencias de gestión.
• Datos técnicos y de navegación: dirección IP, identificadores de dispositivo, logs, cookies o tecnologías similares, analítica de uso.
• Geolocalización (cuando aplique): ubicación aproximada, únicamente si es necesaria para la finalidad informada (por ejemplo, cobertura de entrega o seguridad).
• Imágenes, audio o video (si aplica): material suministrado por el titular o requerido como evidencia, según las reglas de cada actividad.

Datos sensibles: Black Penguin sólo tratará datos sensibles cuando sea estrictamente necesario y con autorización explícita. El suministro de datos sensibles es facultativo. Cuando una empresa cliente de Waddle, por su actividad (por ejemplo, servicios de salud), reciba datos sensibles en sus conversaciones, la obtención de la autorización corresponde a esa empresa como Responsable, y Black Penguin aplicará medidas de seguridad reforzadas como Encargado.

Datos de niños, niñas y adolescentes (NNA): si un servicio permite la participación de NNA, se solicitará la autorización del representante legal y se atenderá al interés superior del menor y sus derechos prevalentes.

Black Penguin tratará los datos personales para las siguientes finalidades generales, y las adicionales que se informen en cada servicio:

• Gestionar pedidos, ventas, entregas y postventa de la tienda Black Penguin.
• Operar, mantener y mejorar la plataforma Waddle para sus empresas clientes, incluyendo el envío y gestión de mensajes de WhatsApp por cuenta de dichas empresas.
• Atender solicitudes, consultas, PQRS/PQR, soporte técnico y operativo.
• Realizar mediciones, analítica, reportes y estadísticas para mejora del servicio, seguridad y control de calidad.
• Enviar información relacionada con pedidos o con el servicio y, cuando exista autorización, comunicaciones comerciales y de mercadeo por los canales autorizados (WhatsApp, SMS, email u otros).
• Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables y requerimientos de autoridades.

Finalidades específicas de geolocalización (cuando aplique): validar cobertura de entrega, habilitar funcionalidades de la plataforma, mejorar la seguridad y prevenir fraude.

El tratamiento se realizará con base en: (i) la autorización previa, expresa e informada del titular, (ii) el cumplimiento de obligaciones legales, (iii) la ejecución de una relación contractual o precontractual, y/o (iv) otras causales previstas en la ley.

La autorización podrá obtenerse por medios físicos o electrónicos (formularios, casillas de verificación, mensajes de datos, aceptación en la plataforma, grabaciones, etc.). El titular podrá revocar su autorización o solicitar la supresión de datos cuando sea procedente, conforme a la ley. Para dejar de recibir comunicaciones comerciales por WhatsApp, el titular también podrá solicitarlo respondiendo en la misma conversación en la que las recibe.

Black Penguin utiliza Waddle, su propia plataforma de automatización e inteligencia artificial, para gestionar registros, conversaciones, comunicaciones y soporte por WhatsApp, tanto para su tienda como en nombre de las empresas que alquilan la plataforma. El titular entiende que, en canales de mensajería, el intercambio de información puede involucrar plataformas de terceros (p. ej., WhatsApp/Meta) sujetas a sus propias políticas.

Para generar respuestas automáticas, Waddle utiliza modelos de inteligencia artificial de proveedores externos, que procesan el contenido de las conversaciones únicamente para prestar el servicio. Black Penguin no autoriza el uso de estos datos para entrenar modelos de terceros ni los usa para entrenar modelos propios. Las respuestas automáticas no constituyen decisiones con efectos jurídicos sobre el titular, y el titular puede solicitar ser atendido por una persona.

Black Penguin, en todo caso, usará los datos exclusivamente para las finalidades informadas y aplicará medidas de seguridad razonables.

Black Penguin podrá transmitir datos a proveedores que apoyen su operación (hosting, bases de datos, mensajería, inteligencia artificial, analítica, CRM, desarrollo, soporte, logística de pedidos), bajo acuerdos que exijan confidencialidad, seguridad y uso limitado a las finalidades contratadas.

En los servicios prestados a través de Waddle, Black Penguin podrá compartir con la empresa cliente la información necesaria para la ejecución del contrato, auditoría y cumplimiento del servicio, conforme se informe en cada caso.

Para operar Waddle y sus demás servicios, Black Penguin utiliza proveedores de servicios en la nube que tratan o almacenan información fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos y Brasil. Estos proveedores prestan servicios de infraestructura y servidores, bases de datos, almacenamiento de archivos, inteligencia artificial y mensajería. Black Penguin transmite datos a estos proveedores bajo contratos que exigen confidencialidad, seguridad y uso limitado a la prestación del servicio, en los términos de la normativa aplicable. La lista actualizada de proveedores puede solicitarse por los canales de contacto de esta Política.

El titular podrá ejercer, entre otros, los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.
• Presentar consultas y reclamos, y solicitar la supresión o revocatoria cuando proceda.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales, en los términos de la ley.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones, previo trámite ante Black Penguin.

El titular podrá enviar solicitudes al correo sumate@weareblackpenguin.com o a los canales publicados por Black Penguin. La solicitud debe incluir: nombre e identificación del titular (o acreditación del representante), descripción clara de la petición, datos de contacto para respuesta y, cuando aplique, soportes.

Consultas: se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos (corrección/actualización/supresión/revocatoria): se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción. Si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

Si el reclamo está incompleto, Black Penguin requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento el solicitante no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, y se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

La revocatoria de la autorización o la solicitud de supresión procederá cuando sea viable legal y técnicamente y no exista un deber legal o contractual que obligue a conservar la información. En pedidos de la tienda o en el uso de la plataforma Waddle, la supresión o revocatoria puede impedir continuar con la compra, la entrega o la prestación del servicio, lo cual se informará en los términos de cada actividad.

Black Penguin adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, considerando la naturaleza de la información y los riesgos asociados.

Si se presenta una violación de los códigos de seguridad o un riesgo en la administración de la información, Black Penguin adoptará de inmediato las medidas para contenerlo, lo informará a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos de ley cuando actúe como Responsable y, cuando actúe como Encargado, informará sin dilación a la empresa cliente responsable para que esta cumpla sus deberes de reporte.

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, atender obligaciones legales/contractuales, resolver disputas, realizar auditorías y gestionar reclamaciones. Una vez cumplida la finalidad, se eliminarán o anonimizarán según corresponda, salvo obligación de conservación. Los datos tratados por cuenta de empresas clientes de Waddle se conservarán y eliminarán según lo pactado en el acuerdo de transmisión con cada empresa.

El sitio web puede utilizar cookies o tecnologías equivalentes para permitir su funcionamiento, mejorar la experiencia, realizar analítica y fortalecer la seguridad. El usuario puede gestionar cookies desde su navegador. Si Black Penguin implementa un banner de cookies, allí se informarán opciones de configuración y preferencias.

Cuando una aplicación o servicio requiera geolocalización, Black Penguin solicitará permisos del dispositivo y explicará la finalidad. El titular puede permitir o denegar el permiso desde su sistema operativo. Si se deniega, ciertas funcionalidades podrían no estar disponibles, lo cual se informará dentro de la app o el servicio.

Black Penguin no utilizará la geolocalización para finalidades distintas a las informadas, salvo autorización adicional o deber legal.

Esta Política rige desde la fecha indicada en la portada y podrá ser actualizada. Cualquier cambio material será informado por los medios disponibles (sitio web, avisos del servicio o canales de contacto). Historial: versión 1.0 del 3 de agosto de 2026; versión 1.1 (actual), que precisa el uso de inteligencia artificial de terceros, las transferencias internacionales, el área responsable, el traslado de solicitudes cuando Black Penguin actúa como Encargado, el trámite de reclamos incompletos y la gestión de incidentes de seguridad.